WEG-Verwaltung

Die Aufgaben und Befugnisse eines Verwalters für die Verwaltung nach dem Wohnungseigentumsgesetz (WEG) ergeben sich aus den Vorschriften des Wohnungseigentumsgesetzes, den Vorgaben der Teilungserklärung, den Vereinbarungen und gültigen Beschlüssen der Wohnungseigentümer sowie dem Verwaltervertrag.

Das nachfolgendes Leistungsverzeichnis soll Ihnen dazu dienen einen Eindruck über den Umfang der Verwaltertätigkeit zu erhalten:

 Kaufmännische Betreuung:

  • Einrichtung und Führung der Bankkonten im und auf den Namen der Eigentümergemeinschaft (Partner: Aareal Bank AG)
  • Sachliche und rechnerische Prüfung der Eingangsrechnungen
  • Fristgerechte Veranlassung von Zahlungen, sofern möglich unter Ausnutzung von Skonto
  • Überwachung des Zahlungseingangs der einzelnen Eigentümer und sonstiger Schuldner der Eigentümergemeinschaft
  • Mahnwesen
  • Anlage der Instandhaltungsrücklage
  • Erhebung und Einzug von Sonderumlagen
  • Führung von Lohnkosten für angestellte Dienstleister (z.B. Hausmeister) – Sonderleistung

Jahresabrechnung/Wirtschaftsplan:

  • Erstellung einer ordnungsgemäßen, den gesetzlichen Vorschriften und den Vorgaben der Gemeinschaftsordnung entsprechenden Gesamt- und Einzelabrechnung mit getrennter
    (bzw. bei Zahlungsrückständen quotaler) Erfassung der Vorschüsse auf die Bewirtschaftungskosten (§ 28 Abs. 1 Nr. 1 WEG) und der Beitragsleistung zur Instandhaltungsrücklage (§ 28 Abs. 1 Nr. 3 WEG)
  • Ausweis der haushaltnahen Dienstleistungen und Handwerkerleistungen gem.§ 35a EStG in den Verwaltungsabrechnungen
  • Durchführung von Belegprüfungen durch den Rechnungsprüfer/Verwaltungsbeirat
  • Aufstellung eines Gesamt- und Einzelwirtschaftsplanes gemäß § 28 Abs. 1 WEG für jeden Abrechnungszeitraum und dessen Versand an alle Eigentümer
  • Anforderung von Nachzahlungen/Auszahlung von Guthaben aus den beschlossenen Einzelabrechnungen

Eigentümerversammlung:

  • Formulierung und Versand der Einladung nebst Tagesordnung unter Beachtung der Einladungsfristen
  • Erstellung der Anwesenheitsliste, Vollmachtsüberprüfung, Feststellen und Kontrolle der Beschlussfähigkeit
  • Führung des Versammlungsvorsitzes, soweit die Eigentümergemeinschaft nichts anderes beschließt
  • Führung der Beschluss-Sammlung
  • Erstellung der Niederschrift der Eigentümerversammlung, Einholung der Unterschriften der Mitunterzeichner und Versand an alle Eigentümer
  • Durchführung von Wiederholungsversammlungen und außerordentlichen Eigentümerversammlungen

Instandhaltung und Instandsetzung:

  • Regelmäßige Begehungen und Objektkontrollen zur Überwachung des baulichen Zustandes
  • Einholung von Kostenvoranschlägen und Vergleichsangeboten
  • Abstimmung der Auftragsvergabe mit der WEG bzw. dem Verwaltungsbeirat
  • Vergabeverhandlungen und Beauftragungen
  • Organisation und Koordination der Durchführung der Arbeiten
  • Rechnungsprüfung und -ausgleich
  • Geltendmachung von Mängelbeseitigungs- und Gewährleistungsansprüchen
  • kostenlose Betreuung der Versicherungsverträge (Partner: Billerbeck GmbH)
  • kostenlose Bearbeitung von Versicherungsschäden  (Partner: Billerbeck GmbH)

Allgemeine Verwaltertätigkeit:

  • Geordnete Aufbewahrung der Verwaltungsunterlagen (Beschluss-Sammlung, Versammlungsniederschriften, gerichtliche Entscheidungen, Pläne, Schließscheine )
    sowie der Abrechnungsunterlagen während der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen
  • Allgemeine Aktenführung
  • Erfassung und Pflege der Eigentümerdaten
  • Durchführung der Beschlüsse der Eigentümergemeinschaft
  • Einstellung, Überwachung und Kündigung von Personal für die Eigentümergemeinschaft (z.B. Hauswart, Hausreinigungskräfte)
  • Abschluss, Unterhaltung und Kündigung von Lieferungs- und Entsorgungs-, Wartungs- und sonstigen Dienstleistungsverträgen, sowie von Verträgen zur verbrauchsabhängigen Abrechnung von Heiz-, Warmwasser und Kaltwasserkosten einschl. der erforderlichen Geräteausstattung
  • Abschluss und Kündigung der gemäß Gemeinschaftsordnung oder den Beschlüssen der Eigentümergemeinschaft abzuschließenden Versicherungen
  • Betreuung von Rechtsstreitigkeiten und von Zwangsverwaltungs-und Zwangsversteigerungsverfahren – Sonderleistung

Unterstützung des Verwaltungsbeirats:

  • laufende Information des Verwaltungsbeirats über alle wesentlichen Geschäftsvorfälle
  • Ausarbeitung von Entscheidungsvorschlägen und Einholung der Stellungnahme des Verwaltungsbeirats
  • Teilnahme an Sitzungen des Verwaltungsbeirates
  • Unterstützung der Rechnungsprüfung
  • Abstimmung der Terminierung und der Tagesordnung von Eigentümerversammlungen sowie der Entwürfe der Wirtschaftspläne
  • allgemeine organisatorische Unterstützung des Verwaltungsbeirats